Optimal arbeiten im Open Space Büro: Vorteile, Regeln und Gestaltungsideen

Das Open Space Büro hat auch Ihre Neugier geweckt? Durch diesen Beitrag bieten wir Ihnen einen umfassenden Einstieg ins Thema Open Space Büro. Definition, der Vergleich zwischen klassischen Büros und dem Open Space Büro, aber auch die Vorzüge und unverzichtbare Regelungen rund um diese Bürolösung sind Bestandteil dieses Beitrags. Spannend? Wir beraten Sie auch ganz konkret!

Das Open Space Büro: Definition und Abgrenzung 

Was ist ein Open Space Büro? Zunächst bedeutet Open Space Büro als Definition natürlich das, was der englische Begriff aussagt: ein offener Raum, also ein Büro, das ohne die klassische Funktion von Türen auskommt. Dabei sollten Sie jedoch nun nicht den Eindruck des kargen und zugigen Großraumbüros erzeugen, die man von früher kennt. Ein Open Space Büro ist ganz anders als ein durch ein paar Trennwände abgetrenntes funktionelles Areal von Schreibtischen, die von einem Heer von Angestellten genutzt wird. Die offenen Bürolösungen sind flexibel nutzbar, ermöglichen sowohl Einzel- als auch Teamarbeit und bestechen auch durch ein angenehmes Ambiente, das das Wohlfühlen während des Arbeitens unterstützt. Solche Coworking Spaces werden sowohl durch Betriebe selbst, aber auch durch hoch spezialisierte Unternehmen angeboten. Wir beraten Sie als Inhaber oder Entscheider eines Unternehmens umfassend! 

Office Spaces der modernen Generation bieten ein freundliches Ambiente. Nicht selten sind die Büromöbel hell und einladend designt, auch unter Einbeziehung des natürlichen Charmes von Holz - ganz anders als das Alltagsgrau von früher. Jeder Arbeitsplatz umfasst die gleiche Ausstattung, die hoch effizient, aber auch ergonomisch den neuesten Standards entspricht. Der höhenverstellbare Schreibtisch, der perfekte stützende Schreibtischstuhl, aber auch der hochwertige Laptop sind typische Bestandteile der Ausstattung. Die Beleuchtung und Belüftung solcher Bürolösungen ist klug geplant und umgesetzt.  

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Außer den klassischen Einzelarbeitsplätzen sind auch Meetingräume vorhanden, die Besprechungen und Projektarbeit von Teams ermöglichen, ohne dass die anderen Mitarbeitenden gestört würden. Ein Open Space Büro vereint also die Anforderungen von Einzel- und Teamarbeit. Außerdem bietet ein Open Space Büro auch Areale des Erholens und des gemeinsamen Austausch - etwas Lounges und die Teeküche, aber auch Grünpflanzen und schön designte Accessoires. Auch Wasserspender oder manchmal sogar der Pausenraum plus Kicker laden Mitarbeitende ein, Erfrischung zu nutzen und durch die kleine, aber feine Auszeit neue Power und kreative Ideen zu sammeln.

Welche Regeln gelten für ein Open Space Büro? 

Ein Open Space Büro dient zahlreichen Mitarbeitenden als Arbeitsplatz. Das erfordert es natürlich, dass bestimmte Regelungen vorhanden sind, nach denen der Einsatz gestaltet wird. Diese Bestimmungen dienen dem guten Zusammenarbeiten, aber auch der Effizienz des Jobs. 

Das A und O rund um ein Open Space Büro ist es, dass der Geräuschpegel minimiert wird. Das erfolgt durch technische und verhaltensbedingte Maßnahmen. Typisch ist der Einsatz von Headsets, besonders dann, wenn Mitarbeitende den ganzen Tag viel telefonieren. Denn durch diese Vorrichtung wird störendes Telefonklingeln vermieden. Auch durch einen gut gut gedämmten Fußboden sind Geräusche vermeidbar. Ein wichtiger Beitrag der Lärmminimierung stammt aber von den Mitarbeitenden selbst. Sie sollten möglichst leise arbeiten - und statt eines Lautsprechers den Kopfhörer benutzen, den Sie als umsichtiger Unternehmer oder Führungskraft Ihrer Abteilung verfügbar machen. 

Rücksicht ist auch bezüglich anderer Verhaltensweisen erforderlich. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Open Space Büro dürfen natürlich nicht gestört werden, um ihren Job effizient umzusetzen. Sie sollten etwa bezüglich der Zeiten des Lüftens Einigung erzielen und auch rund um die Raumtemperatur einen gemeinsamen Nenner entdecken. 

Abwechslung durch Platzwechsel schaffen 

Etwas gewöhnungsbedürftig, aber wirksam: Ein Grund dafür, dass das Open Space Büro Bedeutung erlangt hat, sind die von diesem Konzept genutzten Wechsel des Schreibtisches. Das erfolgt nicht selten täglich, manchmal aber auch wöchentlich. Man bezieht täglich den neuen Arbeitsplatz und räumt ihn nach Dienstende ordentlich, um dem Kollegen oder der Kollegin einen einwandfreien Arbeitsplatz und Tagesstart anzubieten. Das einzige Tool, das nicht stationär ist, sondern flexibel wandert, stellt der Laptop des oder der Mitarbeitenden dar. 

Welche Vorteile bietet ein Open Space Büro im Vergleich zu traditionellen Bürostrukturen? 

Sowohl Sie als Unternehmer oder Abteilungsleiter als auch Ihre Mitarbeitenden profitieren von einem Open Space Büro besonders dadurch, dass ein Großteil von betrieblichen Prozessen transparent umgesetzt wird. Das bedeutet, dass zahlreiche Infos, die sonst hinter verschlossenen Türen sind, gut verfügbar sind und nicht konsequent weitergegeben werden müssen. Das spart wertvolle Zeit - etwa weil ein Briefing schneller umsetzbar wird oder weil der Kunde rasche und präzise passende Auskunft erhält. Das optimiert natürlich auch die Zufriedenheit von Kunden und Interessenten, sodass das Open Space Büro auch Bedeutung als Vorsprung unter der Konkurrenz erhält. 

Auch bezüglich der Kosten dient das Open Space Büro als kluge Maßnahme. Denn Heizung und Beleuchtung betreffen nicht zahlreiche Büros, sondern ausschließlich einen Raum. Und natürlich dient auch das gemeinsame Nutzen von Kopierer, Drucker & Co. dem Kostenmanagement des Betriebs. Grundsätzlich gilt auch, dass der Platzbedarf eines Open Space Büro geringer ist, als wenn jeder ein eigenes Büro nutzt. Auch dies macht das Open Space Büro energetisch und kostentechnisch hoch lohnenswert. 

Ein weiterer Vorteil, der Ihnen ein Open Space Büro bietet: Durch das Wechseln des Schreibtisches nach Dienstschluss erfolgt ein konsequentes Durchmischen der Belegschaft. Auch das fördert die Zusammenarbeit und auch das gegenseitige Verständnis. Studien zeigen außerdem, dass durch solche Ortsveränderungen auch die Kreativität angeregt wird. Sie möchten Unterstützung rund um das moderne Open Space Büro und diese Vorteile nutzen? Wir bieten Ihnen professionell und passgenau entwickelte Unterstützung durch echte Experten! 

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Wie kann die Produktivität in einem Open Space Büro gefördert werden? 

Die Produktivität eines Unternehmens gilt als einer der wichtigsten Wettbewerbsfaktoren. Ein Open Space Büro kann diese Produktivität steigern, aber auch hemmen. Doch solche nachteiligen Wirkungen vermeiden Sie durch ein paar kluge Methoden. Etwa gemeinsame Pausenzeiten, um Störungen abzubauen. Oder ein zusätzlich nutzbares klassisches Büro, das der ungestörten Arbeit dient. Auch Team- oder Projekträume sind von Bedeutung, weil durch sie ein angeregter Austausch möglich wird, der die anderen nicht stört. 

Gerade kurz nach der Einführung sollte der Nutzen und eventuelle Schwierigkeiten durch das Open Space Büro auch transparent besprochen werden. Dies dient der Wertschätzung der Beschäftigen, die dadurch wissen, dass Sie Ihre Bedenken und Beschwerden auch ernst nehmen. Und natürlich dient es auch der Produktivität, trotz des Durchwechselns der Schreibtische begründete Ausnahmen zu gestatten - etwa dem Rollstuhlfahrer oder der Schwangeren. 

Das A und O, wenn Sie ein Open Space Büro etablieren: Erläutern Sie den Mitarbeitenden sowohl den Grund als auch Vorzüge des modernen Bürokonzepts. Wenn diese Mehrwerte erkennen, motiviert das! 

Open Space Büro - die kluge Alternative 

Möchten Sie die smarte Möglichkeit entdecken, wie Sie durch ein kluges Bürokonzept Produktivität, Zufriedenheit von Mitarbeitern und Kunden optimieren und dabei kostengünstig arbeiten? Dann sollten Sie das Open Space Büro genauer unter die Lupe nehmen und durch das Aufbrechen veralteter Bürosysteme innovative Strukturen etablieren.

FAQs

 Wie wirkt sich ein Open Space Büro auf die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team aus? 

Ein Open Space Büro kann Zusammenarbeit und Effizienz unter den Mitarbeitenden Ihres Betriebs umfassend fördern und deswegen einen echter Wettbewerbsfaktor darstellen. Durch kurze Dienstwege und flache Hierarchien, aber auch räumlich nicht getrennte Arbeitsplätze verbessert das Open Space Büro nicht selten die Abläufe. 

Welche ergonomischen Aspekte sollten bei der Gestaltung eines Open Space Büros berücksichtigt werden? 

Ergonomie und Gesundheit hängen eng zusammen. Deshalb sollte auch ein Open Space Büro höhenverstellbare Tische, nach Bedarf einstellbare Stühle und gute Beleuchtung aufweisen. Ideal sind Ruhezonen oder auch die Option, statt des Stuhls den Therapieball als Sitz einzusetzen.